¿Dudas de tus gastos de condominio? Parte IV: Tipo de Gastos

Los gastos comunes de los condominios son tan diversos como los propios edificios, adaptándose a las necesidades y características únicas de cada uno. Por ejemplo: la ubicación geográfica, variables urbanas, entorno, servicios públicos, accesabilidad vehicular, cantidad de co-prietarios, ascensores, puestos de estacionamiento, antigüedad, sistemas hidroneumáticos, diseño, servicios internos (piscinas, gimnasio, caminerias, jardínes, cabañas, salones de fiesta); entre muchas otras cualidades que pudieran distinguirlos. No obstante, todos esos gastos deben cumplir con los parámetros establecidos en la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y documento de condominio.

El art.11 visto en las publicaciones anteriores, nos detalla como se clasifican estos gastos, los cuales reitero a continuación: 

a. Los causados por la administración, conservación, reparación o reposición de cosas comunes;  

b. Los que se hubieran acordado como tales por el setenta y cinco por ciento (75%) por lo menos, de los propietarios;  

c. Los declarados comunes por la Ley o por el documento de condominio.  

El atributo principal es que deben ser gastos causados, y en caso de que deban estimarse, deberán cumplir con otros criterios para su correcta ejecución.

En este artículo, quiero dedicar especial atención a la definición de cada gasto descrito en el literal a).

Gastos causados por la administración de las cosas comunes

Son aquellos asociados a la gestion básica diaria del condominio. Los tipos de gastos que debemos incluir en esta categoría son aquellos que conllevan servicios directos y permanentes de personas y/o entidades, en los que no existe transformación, intervención o modificación de espacios fisicos o maquinarias. Entre ellos tenemos los siguientes ejemplos:

• Electricidad,
• Agua potable,
• Salarios del personal administrativo,
• Salarios del personal de resguardo o vigilancia,
• Salarios del personal de mantenimiento o trabajadores residenciales
• Servicios de circuito cerrado de cámaras,
• Internet,
• Material de oficina,
• Softwares: administratio, contable, control de accesos, control de personal, etc,
• Asesoría contable,
• Asesoría legal,
• Auditoría mensual o anual. 

Es importante prestar atención a los montos pagados por estos conceptos, las cantidades debe ser razonables, coherentes y estables; por lo que cualquier desviación debería levantar un alerta para su revisión inmediata. Por ejemplo, una factura por servicio de vigilancia debe ser acorde con el número de turnos y personal de seguridad contratado. Una buena práctica de auditoría sería comparar los montos de otras empresas y condominios.

Gastos causados por la conservación de las cosas comunes

Son aquellos necesarios para garantizan el buen funcionamiento de las cosas comunes, en otras palabras los mantenimientos preventivos. Dentro de esta categoría tenemos: insumos eléctricos para la adecuada ilimunación, artículos de aseo y limpieza, lubricantes especiales para motores, equipos y sistemas, insumos para piscinas y jardinería, baterias para sistema de lamparas de emergencia, insumos de ferreteria, entre otros. 

La clave fundamental a la hora de clasificar y analizar estos gastos, radica en que todas las acciones dejan un rastro, es decir, se consumió un bien y es perfectamente identificable.  Una bandera roja que pudiera alertar sobre una anomalia, sería la compra inusual y constante de un artículo que en condiciones normales de uso tiene un rendimiento específico.  Ejemplo: se está gastando más en jabón aun cuando las superficies son las mismas, o en bolsas para desechos, o un artículo que no tenga nada que ver con las cosas comunes.

Gastos causados por la reparación de las cosas comunes

Se definen como aquellos desembolsos financieros destinados a restituir o reemplazar bienes, equipos o infraestructuras del condominio que han sufrido deterioro, desgaste o daño, con el fin de mantener o recuperar su funcionalidad y valor. Estos gastos son una parte esencial del presupuesto de cualquier condominio y su correcta gestión es fundamental para garantizar la conservación del patrimonio común y la satisfacción de los copropietarios.

Desde una perspectiva de auditoría, por tratarse de gastos que generalmente serán de una cuantía importante, deben cumplir como mínimo:

• Justificación: Cada gasto debe estar debidamente justificado mediante documentación que evidencie la necesidad de la reparación, como presupuestos, órdenes de trabajo, facturas y fotografías.

• Conformidad: Los gastos deben ajustarse a las normas y procedimientos establecidos en la Ley de Propiedad Horizontal, reglamento de condominio y en las decisiones adoptadas por la asamblea de copropietarios.

• Costo-Beneficio: Los gastos deben ser realizados al menor costo posible, considerando la calidad de los materiales y servicios contratados.

• Eficiencia: Los procesos de reparación deben ser ejecutados de manera oportuna y eficiente, minimizando las interrupciones en el uso de las áreas comunes.

• Transparencia: Toda la información relacionada con los gastos de reparación debe ser registrada de manera clara y accesible, permitiendo su verificación y control por parte de los copropietarios.

Ahora tenemos una ruta que nos hace más facil la revisión y análisis de nuestros gastos comunes y no comunes, recuerda que nuestra misión es !Asegurar la confianza entre vecinos!, seguimos auditando en la próxima entrega 👀🔎📜

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