Gestión de condominios: 5 claves para un Buen Gobierno
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¿Qué es la Gobernanza?
Significa cómo una organización toma decisiones, gestiona riesgos y oportunidades, sigue sus valores, es transparente y mantiene sus sistemas y cosas seguros. Incluye procesos, políticas y prácticas, así como la estructura de gestión. Fuente:es.daato.net.
Podemos resumir que la gobernanza se refiere al Buen Gobierno.
Con esta definición ahora podemos ver el por qué es muy conveniente trabajar en el protoco de Gobernanza para la gestión transparente de los condominios.
Clave 1: Organigrama de Gobernanza
El principio de un Buen Gobierno de Condominio empieza por identificar a quienes tienen el poder de tomar las decisiones, el Art. 18 de la Ley de Propiedad Horizontal, lo identifica claramente: Asamblea General de Copropietarios, a la Junta de Condominio, y al Administrador. La junta deberá estar integrada al menos por tres copropietarios y tres suplementes. En un organigrama formal se veria asi:
Clave 2: Diversidad de los integrantes
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Actualmente, en la población activa de los condominios conviven varias generaciones y profesionales, entre ellas: Baby boomers (1945-1964), Generación X (1965-1981), Generación Y o millennials (1982-1994), Generación Z o centennials (1995-2000). Esta segmentación nos da la grandiosa oportunidad de combinar distintas formas de administrar nuestros condominios; aportando experiencia, modernidad, formalidad y tecnología al servicio de nuestro inmueble.
Clave 3: Políticas, ética y conducta
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| Fuente: iS |
Las políticas de un condominio son el contrato social que rige la vida en comunidad. Estos acuerdos, plasmados en el documento de condominio y complementados por la ley de propiedad horizontal, establecen las normas de convivencia y los procedimientos para la gestión del inmueble.
Un beneficio fundamental de contar con políticas claras y bien definidas es garantizar la continuidad en la gestión del condominio. Independientemente de quién ocupe el puesto de administrador, las políticas servirán como guía para tomar decisiones y ejecutar acciones, asegurando que se mantenga una línea de trabajo consistente a lo largo del tiempo, por sobre todas las cosas, define el rol y las actividades de cada integrante. Esto evita que cambios en la administración generen inestabilidad o desvíos en la gestión del edificio.
Es fundamental que las políticas sean elaboradas de manera participativa, involucrando a todos los copropietarios, de la mano de profesionales. Esta participación garantiza que las normas reflejen las necesidades y expectativas de la comunidad y fomentan un sentido de pertenencia. Además, es crucial contar con canales de comunicación efectivos para mantener a todos informados y facilitar el diálogo. Valores como la transparencia, la responsabilidad, la equidad y la solidaridad deben guiar las acciones de todos los miembros de la comunidad. Estas normas éticas contribuyen a crear un ambiente de respeto y confianza mutua.
Las políticas deben ser flexibles y adaptables a los cambios. Las necesidades de una comunidad evolucionan con el tiempo, por lo que las normas deben ser revisadas periódicamente para asegurar que siguen siendo relevantes. Es importante establecer mecanismos claros para modificar las políticas cuando sea necesario. Asimismo, las políticas deben incluir mecanismos para la resolución de conflictos. La mediación y la conciliación son herramientas valiosas para resolver disputas de manera pacífica y preservar la armonía en la comunidad.
Clave 4: Cumplimiento normativo, segregación de funciones y transparencia
El principal generardor de conflictos en los condominios es la falta de cumplimiento de los responsables de la administración, tenemos como principal problema juntas de condominios y administradoras atornilladas en sus puestos sin dar cuentas de su gestión. Solo unos pocos cumplen con este requsito y de forma muy vaga con vacios importantes, carente de detalles relevantes y sin oportunidad de comprobación.
El Buen Gobierno del Condominio incluye:
1. Rendición de cuentas periódica y detallada: Las juntas de administración y los administradores deben presentar informes financieros y de gestión de forma regular y accesible a todos los copropietarios. Estos informes deben ser claros, concisos y comprensibles, y deben incluir información detallada sobre los ingresos, gastos, inversiones y proyectos realizados.
2. Una clara segregación de funciones: el tesorero debe ser independiente del presidente de la junta, no pueden y no deben ser familiares,
3. Acceso a la información: Los copropietarios deben tener acceso a toda la documentación relacionada con la gestión del condominio, como actas de reuniones, contratos, presupuestos, etc.
4. Canales de comunicación abiertos: Es fundamental establecer canales de comunicación efectivos para que los copropietarios puedan plantear sus dudas, sugerencias y quejas.
Clave 5: Auditorías independientes: tu garantía de transparencia y buen gobierno
Como último punto, pero no menos importante, las auditorías independientes son una herramienta esencial para asegurar la transparencia y la buena gestión en un condominio. Al contratar a un auditor externo e imparcial, los copropietarios obtienen un informe detallado y objetivo sobre el estado financiero y operativo del condominio.
¿Por qué son importantes las auditorías independientes?
Transparencia total: Los auditores examinan a fondo todos los registros financieros y operativos del condominio, garantizando que la información sea precisa y completa.
Detección temprana de problemas: Las auditorías permiten identificar posibles irregularidades, fraudes o errores con anticipación, lo que facilita tomar medidas correctivas a tiempo.
Mejora continua: Los auditores no solo detectan problemas, sino que también ofrecen recomendaciones para mejorar los procesos y la eficiencia en la gestión del condominio.
Mayor confianza: Al contar con un informe de auditoría independiente, los copropietarios pueden confiar en que los recursos del condominio se están utilizando de manera adecuada y transparente.
Cumplimiento normativo: Las auditorías ayudan a asegurar que el condominio cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables.
Beneficios para los copropietarios:
- Protección de su inversión,
- Mayor participación,
- Optimización de las finanzas
Las auditorías ayudan a proteger el patrimonio de los copropietarios al detectar posibles riesgos y fraudes, al contar con información confiable y transparente, los copropietarios pueden participar de manera más activa en la toma de decisiones y los análisis derivados de las auditorias, redundan en mejores propuestas para el uso eficiente de los recursos financieros. Dejemos de verlas como un gasto, en realidad son una inversión inteligente en tranquilidad y transparencia.
Hasta aquí esta propuesta de mejora en el deber ser del Gobierno en los condominios, con una sólida organización, tendremos mejores resultados, seguimos auditando en la próxima entrega 👀🔍📋 Recuerda que nuestra misión es: !Asegurar la confianza entre vecinos!.
PD: Si quieres contactarme para una auditoría, te dejo mis redes sociales y contacto:
@auditorescondominio, tiene link directo con mi whatsapp
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