Auditoría de Conflictos en Condominios: El Auditor como Guardián de la Confianza
Auditoría de Conflictos en Condominios
Antes de abordar el tema especifico, veamos una breve definición del conflicto en su aspecto mas simple, según wikipedia:
El conflicto es una situación en la cual dos o más personas con intereses distintos entran en confrontación, oposición o emprenden acciones mutuamente antagonistas, con el objetivo de dañar, eliminar a la parte rival o arrebatarle poder de algún tipo en favor de la propia persona o grupo. Fuente:
Según la definición anterior, cuando no estamos de acuerdo o nuestro intereses chocan, vamos a tender a hacer lo posible por hacer valer nuestra posición. Pero, ¿Qué pasa cuando los conflictos solo reflejan, la consecuencia y no el origen?
Con base a mi experiencia estudiando acuciosamente el origen de los conflictos en los condominios tanto residenciales como comerciales, tal como si hiciéramos un análisis de causa raíz, obtendríamos como resultado que el principal conflicto es la perdida de CONFIANZA. Esta pérdida de confianza se esparce poco a poco como una espora, es como si el inmueble viajara al pasado y se fuera desintegrando, es como ver la película de la construcción pero al revés.
Cada vez que me entrevisto con grupos de co-propietarios preocupados por la transparencia, y el uso de los fondos evidencio los mismos conflictos, los cuales podemos clasificar en dos grandes segmentos:
Falta de Confianza en la Gestión. (55%)
- Manifestación 1: El Mal Manejo de Fondos (20% de este punto). El desorden administrativo, la falta de presupuestos y la poca rendición de cuentas son la causa directa de la desconfianza. Sin un manejo claro, los copropietarios no tienen motivos para creer que sus contribuciones se están usando de manera correcta.
- Manifestación
2:
- Manifestación 3: La Morosidad Crónica (15% de este punto). Es el síntoma más visible de la falta de confianza. Los copropietarios no pagan porque no ven el destino de sus fondos, no confían en las decisiones de la junta o sienten que sus quejas no son escuchadas, y no tienen un sistema efectivo para hacer valer sus derechos. Les toca pagar obligatoriamente y luego reclamar. Así, que usan la falta de pago para llamar la atención y ser escuchados.
Conflictos de Convivencia (45%):
- Uso
de Áreas Comunes y Convivencia (25% de este punto). Aunque estos
problemas son de naturaleza más personal, la falta de una junta de
condominio fuerte y respetada que actúe como mediadora hace que escalen
más fácilmente.
- Interpretación aislada de las leyes y normas (20% de este punto). Las dudas sobre la LPH y los procedimientos legales surgen como una forma de buscar soluciones cuando los canales de comunicación y confianza se han roto.
En este punto quiero introducir un elemento importantísimo en nuestra actividad profesional, como lo es la Auditoria de Veracidad. La auditoría de veracidad no es más que la confirmación física de la información financiera, es decir, confirmar que cada uno de los conceptos cargados a la planilla de liquidación de gastos, fueron realmente causados. Por ejemplo: Trabajos de impermeabilización, sustitución de tuberías, compra de sillas de jardín, compra de insumos para la limpieza, herramientas, entre otros.
Es bastante notable en las pruebas sustantivas, que muchos de estos concepto son cargados como provisiones sin soporte físico ni trazabilidad que validen su existencia real. En una ocasión en un Conjunto Residencial que auditamos, vimos en las planillas de cargos mensuales, el cobro continuo de compra de grama artificial (a unos precios fuera de mercado vale decir), y no pudimos comprobar la existencia real de la instalación de esta inversión.
Como consecuencia se mina la confianza en los mandatarios, aumenta la tensión, la hostilidad, y se hace difícil la convivencia. Lo mismo pasa cuando se presenta una contingencia y se sugiere afrontarla con el fondo de reserva que han venido cobrando desde la fundación del inmueble y la respuesta de los responsables de la gestión (que llevan mas de 5 años en la junta y administración), simplemente indican que no hay dinero, que hay que cargar cuotas extraordinarias sin mas explicaciones.
Es estos casos, donde la auditoría cobra mayor relevancia para rescatar la confianza y trazar el camino que facilite el entendimiento entre los vecinos. ¿De que forma contribuye la auditoría? Con un informe de hallazgos bien documentado, con la identificación los riesgos potenciales y las recomendaciones para que la asamblea de propietarios tome decisiones informadas, con base en datos y evidencia de lo que realmente ha pasado en su condominio.
Como dijo Séneca “No hay viento favorable para quién no sabe a dónde va.”. En los condominios donde solo se pasan los gastos, gestiones de cobranza y cero rendición de cuentas, nunca se sabrá como optimizar sus operaciones mensuales. Caso distinto de los condominios que se han auditado y que ahora tienen una radiografía histórica, para implementar las mejoras que los lleven a restablecer la confianza y el rescate del patrimonio colectivo.
Hasta aquí este regreso a las teclas, seguiremos auditando en una próxima entrega.
PD: Tenemos nueva sección Auditor Vecinal, un canal para recibir sus consultas, sugerencia de temas, y conflictos presentados en su comunidad. La idea de este segmento es documentar con su participación la realidad que se vive en las comunidades. La encuentras al inicio del blog, haz click en el icono 🈪 que está en la izquierda superior del blog.
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